E-Defter Saklama Hizmeti Nedir? GİB E-Defter Saklama Programı Zorunluluğu

Elektronik Defter Genel Tebliği uyarınca mükellefler oluşturdukları e-defter ve berat dosyalarını kendi bilgi işlem sistemlerinde 10 yıl boyunca saklamakla yükümlüdür. Ancak Gelir İdaresi Başkanlığı fidye yazılımları (ransomware) ve sunucu arızalarına karşı ilave bir güvenlik katmanı olarak ikincil kopyaların GİB sistemine yüklenmesini zorunlu kılmıştır.

1. GİB e-Defter Saklama Programı Nasıl Çalışır?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından ücretsiz sunulan yerel Java yazılımı, muhasebe bilgisayarınızdaki onaylı e-defter klasörünü izler:

1. Yevmiye ve kebir defteri beratları Kamu SM mali mührü ile imzalandıktan sonra program dosyaları şifreler.
2. Şifrelenmiş paket güvenli ağ protokolü üzerinden doğrudan GİB sunucularına iletilir.
3. GİB sunucusu dosyayı doğrular ve yedeklemenin başarıyla tamamlandığına dair sistem logu üretir.

2. İkincil Kopya Yükleme Takvimi ve Son Gün Kuralı

İkincil kopyaların GİB sistemine aktarılması için tanınan süre, defter beratlarının yüklendiği ayı takip eden ayın son günüdür. Örneğin Ocak ayına ait defter beratı Nisan ayı sonunda GİB'e yüklenmişse, ikincil kopyaların en geç Mayıs ayının son gününe kadar GİB Saklama Programı ile aktarılmış olması şarttır.

3. Veri Kaybında Zayi Belgesi

GİB sistemine ikincil kopyasını yüklemeyen ve kendi sunucusu çöken mükellefler vergi müfettişlerine defter ibraz edemez ve defter tutulmamış sayılır. Bu tür krizlerde berat yükleme cezalarından kaçınmak için E-Defter Beratı Zamanında Yüklenmezse Ne Olur? yazımızı okuyabilirsiniz.