GİB Portal'dan Özel Entegratör sistemine geçişte geçmiş faturalarımız kaybolur mu?

Merhaba, şirketinizin e-Fatura hacminin artması ve büyümeniz sebebiyle özel entegratör sistemine geçme kararınız, iş süreçlerinizin hızlanması ve hataların minimize edilmesi adına çok doğru bir adım olmuş. E-Dönüşüm dünyasında KOBİ'lerin GİB Portal'dan özel entegratörlere geçişi sıkça yaşanır ve bu geçişte eski faturaların güvenliği en önemli konuların başında gelir.

GİB Portal'daki Faturalar Kaybolur Mu?
Öncelikle bilmeniz gereken en temel kural şudur: Gelir İdaresi Başkanlığı'nın ücretsiz olarak sunduğu GİB e-Fatura ve e-Arşiv Portalları, bir "arşivleme veya saklama" hizmeti sunmaz. GİB Portal üzerinden kestiğiniz veya size gelen faturalar, sistemde yalnızca 6 ay (altı ay) süreyle tutulur. 6 ayın sonunda bu faturalar portal üzerinden otomatik olarak silinir. Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği faturalarınızı 5 yıl, Türk Ticaret Kanunu (TTK) gereği ise 10 yıl boyunca elektronik ortamda, XML formatında ve mali mühürlü orijinalleriyle saklama yükümlülüğü tamamen size (mükellefe) aittir.

Bu sebeple, özel entegratöre geçiş yapsanız da yapmasanız da o faturaları GİB Portal'da bırakmanız büyük bir risktir ve yasal olarak suç teşkil edebilir.

Geçmiş Faturaları Nasıl Taşıyacaksınız?
Özel entegratör sistemine geçtiğinizde, entegratörünüzün sistemi GİB portalı ile geçmişe dönük bir "otomatik senkronizasyon" yapamaz. Yani eski faturalarınız yeni sisteme kendiliğinden düşmez. İzlemeniz gereken adımlar şunlardır:

1. GİB e-Fatura ve e-Arşiv portalına mevcut mali mührünüz (veya şahıs şirketiyseniz e-imzanız) ile giriş yapın.
2. Son 6 ay içinde kestiğiniz (Giden) ve size gelen (Gelen) tüm faturaları, sistemdeki "Toplu İndir" seçeneğini kullanarak XML dosyası (ZIP içinde) formatında bilgisayarınıza indirin. PDF görüntüleri yasal geçerliliğe sahip değildir, mutlaka arka plandaki XML/UBL formatındaki veri dosyalarını indirmelisiniz.
3. Anlaştığınız özel entegratör firmasının müşteri temsilcisiyle görüşün. Tüm entegratörlerin sisteminde "Dışarıdan Fatura Yükleme (Arşiv Aktarımı)" adlı bir menü veya araç bulunur. İndirdiğiniz bu ZIP/XML dosyalarını entegratörün sistemine topluca yükleyin.
4. Bu işlemi yaptığınızda, son 6 aylık faturalarınız da yeni entegratör sisteminde güvenle endekslenir ve bulut ortamında 10 yıl boyunca yedeklenmiş olur.

Geçiş sürecinde muhasebecinizle koordineli çalışarak, GİB portaldan indirdiğiniz fatura serileri ile entegratörde başlatacağınız yeni fatura serilerinin (Örn: GIB2024... serisinden ENT2024... serisine geçiş) birbirine karışmamasını ve sıra atlamamasını kontrol etmeniz de çok büyük önem taşımaktadır.