E-İrsaliye kestikten sonra şoför yolda kaza yaptı ve mallar başka araca aktarıldı, mevcut e-irsaliyede araç plakası değişikliği nasıl yapılır?

Lojistik ve sevkiyat operasyonlarında sıklıkla rastlanan bu operasyonel krizde, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ve e-İrsaliye Uygulama Kılavuzu'nda yer alan fiili sevk kuralları çerçevesinde hareket edilmelidir.

Öncelikle kesinleşmiş kuralı belirtelim: GİB sistemine başarıyla iletilmiş ve 24 haneli ETTN (Evrensel Tekil Tanımlama Numarası) almış bir e-İrsaliyenin içeriğinde (plaka, şoför TC kimlik no, sevk tarihi, miktar vb.) teknik olarak herhangi bir düzeltme, güncelleme veya revize yapılması kesinlikle mümkün değildir. Ayrıca, fiili sevkiyatına başlanmış (yola çıkmış) bir mal için düzenlenen e-İrsaliye sistem üzerinden iptal edilemez.

Maliye yol denetimlerinde veya trafik kontrollerinde Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesi uyarınca özel usulsüzlük cezasıyla karşılaşmamak ve malların emniyetle sevkini sağlamak için şu yasal prosedür uygulanmalıdır:

• 1. Aktarma / Kaza Tespit Tutanağı Tanzimi (En Kritik Belge): Kazanın veya arızanın gerçekleştiği mahalde iki aracın şoförleri, varsa çekici veya trafik zabıtası nezaretinde ıslak imzalı resmi bir 'Yolda Mal Aktarma Tutanağı' düzenlenmelidir. Bu tutanakta; arızalanan ilk aracın plakası (34 ABC 123), yeni aktarılan aracın plakası (06 XYZ 789) ve şoför bilgileri, ilk e-İrsaliyenin 16 haneli belge numarası ile 24 haneli ETTN kodu, aktarılan sağlam mal adedi (12 palet), hasar gören miktar (3 palet) ve aktarmanın yapıldığı tam tarih/saat açıkça belirtilmelidir.
• 2. Sevkiyata Devam Edilmesi ve Belge İbrazı: Yeni araç şoförüne, ilk düzenlenen e-İrsaliyenin Karekodlu (QR Kodlu) kâğıt çıktısı ile birlikte düzenlenen Aktarma Tutanağının aslı veya nüshası verilmelidir. Yol denetimi yapan gelir uzmanlarına veya emniyet güçlerine bu iki belge birlikte ibraz edilir. GİB kılavuzlarına göre kaza veya mücbir sebeple yapılan aktarmalarda bu tutanak fiili sevkin devamı niteliğinde yasal tevsik edici belge kabul edilir ve ceza kesilmez.
• 3. Hasarlı Malların Akıbeti ve Fatura Süreci: Sevkiyat alıcıya ulaştığında, alıcı firma e-İrsaliye Yanıtı (İrsaliye Uygulama Yanıtı) ile sadece teslim aldığı 12 paleti 'Kabul', hasarlı 3 paleti ise 'Red' olarak sistem üzerinden işaretlemelidir. Fatura tanzim edilirken de yalnızca teslim edilen 12 palet faturalandırılmalı; hasarlı ürünler için sigorta ekspertiz raporu ve aktarma tutanağına dayanılarak fire/zayi muhasebe kayıtları yapılmalıdır.

Eğer işletmeniz sıfırdan yeni bir e-İrsaliye kesmek isterse, sistemde aynı mallar için iki farklı irsaliye oluşacağından mükerrer sevk şüphesi doğar. Bu sebeple en doğru, mevzuata en uygun ve risksiz yöntem tutanakla ilk irsaliyenin karekodlu çıktısını eşleştirmektir.