E-İrsaliye ile sevk edilen malların yolda hasar görmesi durumunda iade süreci nasıl işler?

Merhaba, e-İrsaliye sistemine geçişiniz hayırlı olsun. Sevkiyat süreçlerinizde yaşadığınız bu talihsiz kaza, e-Dönüşüm uygulamalarında sıkça sorulan ve mevzuatta net bir karşılığı olan önemli bir konudur. Basılı (kağıt) irsaliyelerde olduğu gibi e-İrsaliye sisteminde de yolda hasar gören, reddedilen veya kısmi olarak kabul edilen mallarla ilgili yasal ve sistemsel bir prosedür bulunmaktadır.

e-İrsaliye uygulamasında, alıcı tarafın e-İrsaliye belgesine sistem üzerinden yanıt verebilmesi için GİB tarafından 7 günlük bir yasal süre tanınmıştır. Alıcı, malları teslim aldığında fiziksel kontrolünü yapar ve eğer malların tamamında veya bir kısmında hasar, eksiklik ya da kusur tespit ederse, sistem üzerinden e-İrsaliye'ye "Kabul", "Ret" veya "Kısmi Kabul" yanıtı dönebilir.

Kısmi Ret / Kısmi Kabul Süreci Nasıl İşler?
Sizin senaryonuzda, alıcı firma sağlam olan ürünleri teslim alıp, kazada hasar gören ürünleri iade etmek isteyecektir. Bu durumda alıcı, kendi e-İrsaliye veya özel entegratör portalı üzerinden ilgili e-İrsaliyeye "Kısmi Kabul" (veya bazı sistemlerdeki adıyla Kısmi Ret) yanıtı vermelidir. Bu işlemi yaparken, hangi kalemdeki ürünün ne kadarını (örneğin 100 koli ürünün 30 kolisi) hasarlı olduğu için reddettiğini sistem üzerinde miktar belirterek girmelidir. Bu yanıt, anında sizin GİB veya entegratör sisteminize düşer ve irsaliyenin yasal statüsü güncellenmiş olur.

Reddedilen Malların Geri Dönüşü (İade Süreci)

• Alıcı firma kısmi ret yanıtı verdikten sonra, hasarlı olan ürünlerin sizin deponuza yasal olarak geri taşınabilmesi için taşıma evrakına ihtiyaç vardır.
• Eğer alıcı e-İrsaliye mükellefi ise, reddettiği bu mallar için size yönelik bir "İade e-İrsaliyesi" (veya duruma göre taşıma e-irsaliyesi) düzenlemelidir. Araç bu yeni e-İrsaliye ile yola çıkmalıdır.
• Şayet alıcı şoförünüze malları hemen geri yüklüyor ve alıcının o an e-İrsaliye kesme imkanı yoksa (veya alıcı e-irsaliye mükellefi değilse), sizin firmanız kendi deposuna dönecek bu mallar için yeni bir e-İrsaliye (Taşıma irsaliyesi) düzenleyerek dönüş sevkiyatını yasal hale getirmelidir. Belge üzerinde açıklamalar kısmına "Şu tarihli ve şu numaralı irsaliye ile sevk edilen, ancak yolda hasar gördüğü için reddedilen malların depoya geri dönüş taşımasıdır" şeklinde detaylı bir not düşülmesi, olası yol denetimlerinde memurlara durumu açıklamanızı çok kolaylaştıracaktır.

Özetle, kağıt üzerinde üstünü çizip not alma devri bitmiş olsa da, sistem üzerinden saniyeler içinde "Kısmi Kabul" yanıtı verilerek ve duruma göre dönüş irsaliyesi oluşturularak süreç tamamen dijital, yasal ve denetlenebilir bir şekilde yürütülmektedir.